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辦公自動化,Office Automation,簡稱OA,是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義,凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務,都屬于辦公自動化的領域。

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在行政機關中,大都把辦公自動化叫做電子政務,企事業單位就都叫OA,即辦公自動化。通過實現辦公自動化,或者說實現數字化辦公,可以優化現有的管理組織結構,調整管理體制,在提率的基礎上,增加協同辦公能力,強化決策的一致性,后實現提高決策效能的目的。

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今天,我們來講講Word中有哪些實用的小技巧可以幫助大家事半功倍。

改變行距

在編輯Word文檔時,如果要想改變文本段落的行距,可以先選中需要設置的文本段落,然后:

按‘Ctrl+1’快捷鍵,即可將段落設置成單倍行距;

按‘Ctrl+2’快捷鍵,即可將段落設置成雙倍行距;

按‘Ctrl+5’快捷鍵,即可將段落設置成1.5倍行距。

返回上一次編輯位置

在編輯校對長文檔時,如果想要查看上一次修改的位置,很可能需要花費很長時間才能找到。而實際上,這個需求可以通過快捷鍵‘Shift+F5’來實現。這個快捷鍵的功能就是在后三次編輯位置以及當前光標位置之間切換。也就是說,當按下‘Shift’鍵的同時,按下‘F5’鍵,光標就會切換至后一次編輯的位置;如果再按一次,就會切至后第二次編輯的位置;再然后是后第三次編輯的位置;再然后就又回到一開始光標的位置。這樣就可以找到之前在哪里修改過文檔了。

縮放顯示比例

使用Word進行文檔編輯時,經常會調整顯示比例來觀察文檔整體的布局,但如果每次都要去點擊底部狀態欄中縮放按鈕的話,實在是有點麻煩。其實,只要按住‘Ctrl’鍵并且向上或向下滾動鼠標中間的滾輪,就可以放大或縮小顯示的比例。