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為給對方留下較好印象以便順利開展今后業務，類似的禮貌用語在商務英語信函的寫作中還是不可或缺的。

使用大量的同義、近義詞。一方面，同義、近義詞的使用體現了商務英語信函中語言的多樣化和靈活性；另一方面，這些同義或近義詞在含義和用法上有時候又不盡相同。體現了商務英語信函用詞的精準。例如，goods / commodity / merchandise / shipment / cargo / freight / consignment這些詞都可以指“貨物”，雖用不同的詞但指的是同一批貨。但是不能因此就將它們混為一談，因為如果按國際貿易的各個環節來劃分，shipment / cargo / freight /consignment 一般指的是在運輸環節的貨物， 而commodity / merchandise更側重于指處于流通環節的商品，goods則是泛指貨物。此外，shipment只能用于指水路運輸的貨物，而consignment還有“寄售”的含義。

保留了一些較為陳舊的詞匯.在商務英語信函中，會有一些日常英語中較少用到的詞匯.這些詞匯主要是由here / there / where加上其他介詞構成的，如here from / there from / hereinafter / where after / where about等。這些詞匯之所以被保留在了商務英語信函中，主要是因為在合同、協議、備忘錄等具有一定法律約束力的文件中要使用它們，而這些文件也是商務英語信函的一個組成部分。

提高寫作能力的方法是基于前兩項能力的基礎上的。只有將所需的專業化詞匯，商務英語的語法記住，才能寫出較高質量的文章。近似于普通英語的書面表達，但有本質上的區別。例如商務信函的書寫，除稱呼及開頭語的不同外，還集中表現在內容及書寫方式上。為提高寫作能力，可以多讀一些商務信函，商務書本，以便于更多的了解商務文章的寫作內容與特點。

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