1.  插入批注

在文檔中選擇要對其進行批注的文本或項目,選擇"插入"→"批注"命令,此時,Word 自動顯示"審閱"工具欄,如圖 4.3 所示,在批注框中輸入批注文本。也可以單擊"審閱"工具欄中的"顯示"按鈕,選擇"審閱窗格"命令,然后在"審閱窗格"中輸入批注文本。

單擊"審閱"工具欄中的"插入批注"按鈕也可以插入批注。

2 . 顯示/隱藏批注

批注標記可以顯示,也可以隱藏。選擇"視圖"→"標記"命令可以顯示/隱藏批注標記,如 圖 4.4 所示;也可以單擊"審閱"工具欄中的"顯示"按鈕,選擇"批注"命令,如圖 4.5 所示,對批注標記進行顯示/隱藏操作。

3.  修改批注

若批注框課件,直接單擊要編輯的批注框的內部,然后根據需要進行修改。若批注框處于隱藏狀態,可以選擇先顯示批注標記,然后在批注框中編輯批注內容,也可以先顯示"審閱窗格",在"審閱窗格"中修改批注。

4 刪除批注

對文檔中已有的批注,可以根據需要逐個刪除,也可以刪除全部批注。

(1) 刪除單個批注

右擊該批注,然后在彈出的快捷菜單中選擇"刪除批注"命令。

(2)刪除文檔中的所有批注

單擊"審閱"工具欄中的"拒絕所選修訂"按鈕,如圖 4.6 所示,選擇"刪除文檔中的所有批注"命令。

(3) 刪除特定審閱者的批注

一般情況下,Word 文檔中顯示所有審閱者的批注。若要刪除指定審閱者的批注,則須單獨顯示該審閱者的批注,然后對所顯示的所有批注進行刪除。

具體方法如下:

1) 打開"審閱"工具欄,單擊"顯示"按鈕,選擇"審閱者"→"所有審閱者"命令,取消該命令左側的"√"。重復以上操作,選定指定審閱者的名字,文檔中將顯示該審閱者的所有批注。

2) 單擊"審閱"工具欄中的"拒絕所有修訂"按鈕,選擇"刪除文檔中的所有批注"命令,這樣將指定審閱者所做的批注刪除了。