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批注和修訂是 Word 提供的兩種審閱功能。當審閱者只評論文檔而不直接修改文檔時,可以使用批注。修訂則直接修改文檔。在Word 文檔中,可以跟蹤每個插入、刪除、移動、格式更改等操作。修訂用各種標記反映作者或審閱者對原文檔所做的修改,以便之后審閱所有這些更改,并根據需要確定接收或拒絕這些修訂。"審閱窗格"中顯示了文檔中當前出現的所有更改、更改的總數及每類更改的數目。可以隱藏修改和批注,但使用修訂功能后,Word 始終會跟蹤對文檔所做的修改,指導它們被接受或拒絕(對于批注而已是刪除)為止。

打開和關閉修訂

打開修訂功能后,可以查看對文檔的所有更改。當關閉修訂功能后,可以對文檔進行任何更改,而不會對更改的內容做出標記。

1.  打開修訂

選擇"工具"→"修訂"命令,或者選擇"視圖"→"工具欄"→"審閱"命令,打開圖 4.1 所示的"審閱"工具欄,單擊"修訂"按鈕。

若要打開狀態欄中的"修訂"指示器,如圖 4.2 所示,雙擊狀態欄中的"修訂"字樣,或者右擊狀態欄中的"修訂"字樣,然后在彈出的快捷菜單中選擇"修訂"命令。狀態欄上的"修訂"指示器可以打開或關閉修訂。

2.  關閉修訂

關閉修訂功能后,可以修訂文檔而不會對更改的內容做出標記。關閉修訂功能不會刪除任何已被跟蹤的更改。

要關閉 Word 的修訂功能,單擊"審閱"工具欄中的"修訂"按鈕,或者雙擊狀態欄中的"修訂"字樣,即重復一遍打開修訂時的操作。